1) Başlamadan önce: CRM’in hedefi 

3 ana hedef seç (en fazla 3):

• Lead kaçırmayı %X azaltmak (yanıt süresi, takip disiplini)
• Randevu / teklif / satış dönüşümünü %X artırmak
• Tekrar satış (retention) ve referansı %X büyütmek

KPI seti (her KOBİ’ye lazım):

• İlk yanıt süresi (hedef: 5–15 dk)
• Lead → satış dönüşüm oranı
• Ortalama satış süresi (kaç gün)
• Takip tamamlanma oranı (%)
• No-show / iptal (varsa)
• Tekrar satın alma oranı

2) Aydın’a uygun CRM mimarisi (basit ama güçlü)

Tek gerçek: CRM tek başına yetmez, kanallar entegre olmalı.

Minimum yapı:

• Site/Form → CRM (UTM/kaynakla)
• WhatsApp/Telefon → CRM (kayıt + görev + takip)
• Ads (Meta/Google) → CRM (kaynak) → satış olunca Ads’e geri bildirim (ileri seviye)

3) 0–14 gün: Temel kurulum (hızlı kazanım)

A) Veri modeli (minimum alanlar)

• Ad soyad / şirket adı
• Telefon + e-posta (en az biri)
• Kaynak: Instagram / WhatsApp / Google / Referans / Walk-in / Reklam (dropdown)
• Yaşam döngüsü: Yeni Lead / İletişim Kuruldu / Teklif / Kazandı / Kaybetti (dropdown)
• Sorumlu kişi (owner)
• Son temas tarihi (otomatik)
• İzinler (SMS/e-posta/WhatsApp ayrı)

B) Pipeline (satış akışı)

KOBİ için önerilen temel pipeline:
 Yeni Lead → Yanıtlandı → İhtiyaç Netleşti → Teklif/Randevu → Kazandı/Kaybetti

C) Kurallar

• “Lead açıldıysa 24 saat içinde mutlaka takip görevi”
• “Kaynak boş geçilemez”
• “Aynı telefona ikinci kayıt açma (duplicate önleme)”

Çıktı: CRM çalışır, ekip aynı dili konuşur.

4) 15–30 gün: Otomasyonlar ve hız (en kritik dönem)

Aydın KOBİ’lerinde en büyük kayıp “takip dağınıklığı”dır. İlk ay şu otomasyonlar şart:

1. Lead geldi → 5 dk içinde otomatik mesaj/hatırlatma
2. Yanıt gelmezse → 2 saat sonra takip görevi oluştur
3. Teklif atıldıysa → 24 saat sonra “karar kolaylaştıran” takip
4. Kaybedildi → sebep etiketi zorunlu (fiyat, zaman, rakip, güven, ulaşım vb.)
5. Satın aldı → teşekkür + memnuniyet sorusu
6. 30 gün sonra → tekrar alım / bakım / kontrol hatırlatması (sektöre göre)

Çıktı: Lead kaçırma düşer, satış disiplini oluşur.

5) 31–60 gün: Segment + kampanya (para buradan gelir)

Segmentleri kur (basit 6 segment)

• Yeni lead (son 7 gün)
• Sıcak lead (teklif/randevu aşamasında)
• Müşteri (son 90 gün alışveriş)
• VIP (yüksek ciro / yüksek frekans)
• Riskte (90+ gündür gelmeyen)
• Kayıp lead (teklif verildi ama kapanmadı)

Aydın’a özel kampanya mantığı (örnek)

• Sezonluk yoğunluk: yaz/hafta sonu kapasite yönetimi
• Düşük sezon: paket/tekrar alım/kurumsal anlaşma
• Yerel refleks: hızlı cevap + güven + sosyal kanıt (yorumlar)

Çıktı: CRM sadece “kayıt” değil, satış büyütme aracına döner.

6) 61–90 gün: Raporlama + yönetim sistemi

Haftalık yönetim ekranı (1 sayfa)

• Kaç lead geldi? (kaynağa göre)
• Ortalama ilk yanıt süresi
• Pipeline’da kaç lead var?
• Teklif → satış dönüşümü
• Kaybetme sebepleri
• En iyi kaynak / en kötü kaynak

Veri hijyeni rutini (haftada 30 dk)

• Duplicate temizliği
• Kaynak boş kayıtları düzelt
• “Son temas tarihi yok” kayıtları kapat/temizle

Çıktı: Sahip/Genel Müdür 10 dakikada “ne oluyor?”u görür.

7) 6 ayda ölçek: Entegrasyon + Ads geri bildirim + SOP

90 gün sonunda sistem çalışıyorsa, 6 ayda şunları eklersin:

• Ads → CRM → Satış geri bildirimi (offline conversion)
• WhatsApp konuşmalarını CRM aktivitelerine bağlama (en azından etiket + stage)
• SOP (standart iş akışı):
  • “Lead geldiğinde 1. mesaj şablonu”
  • “İtiraz cevapları (fiyat/mesafe/zaman)”
  • “Teklif sonrası takip senaryoları”
• Ekip performansı: owner bazlı dönüşüm ve hız raporu

8) Sektöre göre 1 kritik ek (Aydın örnekleri)

• Otel/Restoran: no-show, kişi sayısı, saat, tercih alanları + hatırlatma otomasyonu
• Klinik: randevu → plan onayı → kontrol/recall akışları
• Perakende: ürün ilgisi, sepet, tekrar alım zamanı
• B2B: teklif versiyonları, karar verici kişi, satın alma döngüsü gün sayısı

Hızlı “hangi aşamadasın?” testi

• Lead’lerin %20+’si takip edilmeden kapanıyorsa → 0–30 gün adımlarına odaklan
• Lead geliyor ama satışa dönmüyorsa → 31–60 gün segment + itiraz + teklif standardı
• Satış var ama büyümüyor/tekrar gelmiyorsa → retention + kampanya katmanı
• Reklam harcıyorsun ama “hangisi satış getirdi” bilmiyorsan → Ads geri bildirim katmanı