Caller Agent ile randevu hatırlatma sistemleri

1) Caller Agent neyi çözer, klasik hatırlatma neyi çözer?

Klasik hatırlatma (SMS/WhatsApp/e-mail)

• ✅ Ucuz, hızlı, otomatik
• ✅ “Randevu saati / adres / hazırlık notu” ile bilgilendirme
• ❌ Yanıt gelmezse belirsizlik sürer (onay mı, iptal mi?)
• ❌ No-show sorunu olan işletmelerde tek başına yetmeyebilir

Caller Agent (arama + diyalog)

• ✅ “Onaylıyor musunuz?” sorusuyla net status üretir (Onay / İptal / Ertele)
• ✅ İtirazları yakalar (gelemiyorum → alternatif saat)
• ✅ No-show’u ciddi düşürür (özellikle klinik/salon)
• ❌ Daha maliyetli (arama ücreti + operasyon)
• ❌ KVKK/izin ve saat kısıtlarına daha hassas

2) En iyi pratik: Hibrit model (Kuşadası standardı)

Önerilen sıra:

1. T-72 saat: WhatsApp/SMS hatırlatma + “Onayla / Değiştir” linki
2. T-24 saat: Yanıt yoksa Caller Agent araması
3. T-2 saat: Kısa WhatsApp “yoldayız mı?” ping’i
4. No-show: 30–120 dk sonra otomatik “yeniden planlayalım” + Caller Agent follow-up

Bu modelde arama sadece “riskli” randevulara gider; maliyet patlamaz.

3) Caller Agent için arama senaryoları (pratik akış)

Akış A — Teyit araması (en kritik)

Amaç: “Onaylı randevu” statüsü almak

• Kimlik doğrulama: “Ad Soyad ile görüşüyor muyum?”
• Randevu: gün/saat + lokasyon
• Soru: “Onaylıyor musunuz?”
• Eğer hayır: “Size iki alternatif saat önereyim.”
• CRM aksiyonu: Onaylandı / Yeniden Planla / İptal + not

Akış B — Yeniden planlama (reschedule botu gibi)

• Uygun slotları CRM’den çeker
• 2 seçenek sunar
• Seçime göre randevuyu günceller
• WhatsApp/SMS ile yeni teyit mesajı gönderir

Akış C — No-show kurtarma

• “Ulaşabildik mi?” değil, net: “Bugün gelemediniz, uygun olursanız yarın/öbür gün iki seçenek sunayım.”

4) AI Caller Agent mı, insan caller mı?

AI Caller Agent iyi çalışır:

• Standart teyit + slot önerisi
• Çok dilli (TR/EN) turist yoğun işletmelerde
• Operasyon yükünü azaltmak istediğinde

İnsan Caller şart olur:

• Fiyat pazarlığı / özel durumlar
• Öfkeli müşteri / şikâyet
• Sağlıkta “hassas içerik” (detay konuşulmayacak alanlar)

En doğrusu: AI başlatır, “handoff” kuralıyla insan devralır.

5) KVKK ve iletişim güvenliği (özellikle klinikler)

Minimum güvenli set:

• Açık rıza / iletişim izni kaydı (CRM alanı)
• Aramada hassas detay vermemek (tedavi adı vs. söylemeden “randevunuz” demek)
• Saat aralığı kuralı (çok erken/çok geç aramamak)
• “İstemiyorsanız aramayalım” opt-out akışı

6) Kurulum checklist’i (CRM + otomasyon)

1. Randevu nesnesi: tarih/saat, kanal, şube/doktor, durum, dil
2. Durumlar: Bekliyor → Onaylandı → Ertelendi → İptal → No-show
3. Tetikleyiciler: T-72 / T-24 (yanıt yoksa) / No-show
4. Arama listesi kuralları:
   • İlk kez gelenler
   • Yüksek sepet / uzun işlem
   • Geçmişte no-show olanlar
5. Handoff kuralları: fiyat/şikâyet/özel istek → insan
6. Rapor: no-show %, onay oranı, reschedule oranı, arama başına dönüşüm

7) Hazır mini konuşma metni (TR)

“Merhaba, ben [İŞLETME] adına arıyorum. [Ad Soyad] ile mi görüşüyorum?
 [Bugün/Yarın] saat [..] için randevunuzu hatırlatmak istedim. Uygun mudur, onaylıyor musunuz?
 Eğer uygun değilseniz, size iki alternatif saat önerebilirim: [A] veya [B]. Hangisi daha iyi olur?”