Diş klinikleri için CRM paketi nasıl seçilir?

1) Önce doğru kategoriye karar ver

Diş kliniklerinde yazılımlar genelde 3’e ayrılır:

A) Klinik yönetim yazılımı (randevu + hasta kartı + tahsilat)

Amaç: operasyonu düzenlemek, randevu akışını yönetmek.
 Birçok çözüm “otomatik randevu hatırlatma” gibi özellikleri içerir.
drdentes.com.tr

Şunu sağlar: koltuk doluluğu, randevu takvimi, temel hasta geçmişi.
Şunu her zaman sağlamaz: Ads geri bildirim, lead pipeline, WhatsApp otomasyon, segmentli kampanya.

B) Pazarlama/iletişim CRM’i (patient engagement)

Amaç: no-show azaltma, recall (kontrol çağrısı), segmentli mesaj, yorum toplama.
 Örn. otomatik hatırlatmaların ve çok kanallı iletişimin (email/text/voice) “tek panelden” yönetildiğini vurgulayan ürünler var.
dentrix.com+2
carestack.com+2

C) WhatsApp/DM odaklı “inbox CRM”

Amaç: koordinatör/satış ekibinin DM–WhatsApp trafiğini kaybetmeden yönetmesi.
 WhatsApp tarafında kritik nokta: kişiye ancak numarasını vermişse ve açık opt-in aldıysan yazabilirsin.
WhatsApp Business

Doğru sistem çoğu klinikte “A + (B veya C)” kombinasyonudur.

2) Diş klinikleri için “olmazsa olmaz” 10 seçim kriteri

1. Pipeline (lead→randevu→plan→ödeme) var mı?
   Satış ekipleri için aşamalar net değilse CRM raporu çöp olur.
2. Randevu hatırlatma + no-show yönetimi
   Otomatik hatırlatma / onay alma / gelmedi akışı olmalı.
   hsps.pro+1
3. Kontrol/recall otomasyonu (6 ay sonra çağrı, hijyen kontrolü vb.)
   Retention en ucuz büyüme.
4. WhatsApp entegrasyonu ve izin yönetimi
   Opt-in mantığı, opt-out ve mesaj şablonları net olmalı.
   WhatsApp Business+1
5. KVKK uyumu ve “izinlerin ayrık tutulması”
   Türkiye’de aydınlatma ile açık rızanın ayrı süreçler olarak ele alınması gerektiği özellikle vurgulanıyor.
   KVKK
   (Hukuki danışmanlık değil; CRM’de “izin alanları”nın doğru tasarlanması gerektiğine işaret.)
6. Site entegrasyonu (form/rezervasyon/UTM)
   “Kaynak” alanını otomatik dolduramıyorsan reklam optimizasyonu zorlaşır.
7. Ads entegrasyonu (offline conversion / gerçek satış geri bildirimi)
   Lead geldi ama “plan onayı” ve “ödeme” Ads’e geri dönmüyorsa, algoritma yanlış öğrenir.
8. Tekil hasta profili + duplicate birleştirme
   Aynı hasta 3 kez kayıtlıysa hem ekip hem rapor batar.
9. Raporlama
   Minimum: lead kaynağı, yanıt hızı, randevu onay oranı, plan kabul oranı, no-show, vaka başı gelir.
10. Çok şube / çok kullanıcı / rol yetkileri
    Koordinatör–doktor–resepsiyon rollerinde kim neyi görür/değiştirir net olmalı.

3) Klinik için 3 paket önerisi (ihtiyaca göre)

Paket 1 — Starter (1 şube, yerel hasta ağırlık)

• Klinik yönetim yazılımı (randevu + hasta kartı)
• Otomatik randevu hatırlatma (SMS/e-posta/WhatsApp seçenekleri)
• Basit pipeline (Lead / Randevu / Geldi / Gelmedi)

Ne zaman yeterli? Günlük operasyonu düzene sokmak istiyorsan.

Paket 2 — Growth (IG/Google Ads çalışan klinik)

• Starter + site form entegrasyonu (UTM)
• WhatsApp “tek ekran” / etiketleme + opt-in alanları
  WhatsApp Business
• Otomatik: 24 saat kala hatırlatma + gelmeyene yeniden planlama
• Basit dashboard + haftalık rapor

Ne zaman şart? Reklam harcıyorsan ve ekip “lead kaçırıyoruz” diyorsa.

Paket 3 — Pro (health tourism / yüksek hacim / çağrı merkezi)

• Growth + Ads offline conversion (plan onayı/ödeme geri bildirimi)
• Çok dilli şablonlar, zaman dilimi, depozito/ödeme adımı
• Recall/retention kampanyaları + yorum toplama
• Veri hijyeni kuralları (dedupe, zorunlu alanlar, yetki)

Ne zaman gerekli? UK/IE gibi inbound lead yoğunluğu varsa veya 2+ şube.

4) Satın almadan önce “demo’da sorulacak” 12 soru

1. Lead kaynağını (UTM) otomatik yazabiliyor musunuz?
2. WhatsApp opt-in/opt-out CRM’de nasıl tutuluyor?
   WhatsApp Business
3. Randevu hatırlatma onayı “iki yönlü” mü? (evet/hayır yanıtı)
   hsps.pro
4. No-show sonrası otomatik yeniden planlama akışı var mı?
5. Tedavi planı onay süreci ve takip görevleri var mı?
6. Duplicate kaydı nasıl tespit/merge ediyorsunuz?
7. KVKK için aydınlatma ve açık rıza alanları ayrı mı?
   KVKK
8. Google/Meta dönüşümlerini “ödeme/plan onayı” olarak geri gönderebiliyor muyuz?
9. Rol yetkileri: doktor, koordinatör, resepsiyon neyi görür?
10. Veri ihracı (export) ve taşınabilirlik nasıl?
11. SLA/destek: kurulum sonrası destek süresi/kanalı?
12. Toplam maliyet: kullanıcı başı mı, mesaj başı mı, modül başı mı?